Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Geltung mit Vertrag

Der AVV ist integraler Bestandteil unserer AGB und wird mit Vertragsabschluss bzw. Kontoaktivierung rechtswirksam. Eine separate Unterzeichnung ist für die Standardnutzung nicht erforderlich.

Firmenkunden können auf Anfrage eine gegengezeichnete Kopie erhalten: info@ciaosepp.ch

1. Zweck, Geltung und Rangfolge

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) regelt die Bearbeitung personenbezogener Daten durch die Andermatt Intelligence GmbH (nachfolgend «CiaoSepp») im Auftrag von Kundinnen und Kunden nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit anwendbar, der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Der AVV ergänzt den Hauptvertrag, die AGB und die Datenschutzerklärung. Bei Widersprüchen zwischen AGB und AVV in Bezug auf die Bearbeitung personenbezogener Daten gehen die Regelungen dieses AVV vor.

2. Parteien und Rollen

Verantwortlicher: das jeweilige Kundenunternehmen, das Zweck und Mittel der Bearbeitung von Anruf- und Kontaktdaten festlegt.

Auftragsbearbeiter: CiaoSepp, das personenbezogene Daten ausschliesslich gemäss dokumentierten Weisungen des Kunden bearbeitet.

Kontakt für datenschutzrechtliche Anliegen: info@ciaosepp.ch

3. Gegenstand, Datenkategorien und betroffene Personen

Der AVV umfasst folgende Bearbeitungen im Rahmen des CiaoSepp Telefonassistenten:

• Anrufannahme, Gesprächsführung und saubere Erfassung von Anliegen
• Speicherung von Kontaktdaten, Gesprächsinhalten, Transkripten, Metadaten und Protokollen
• Weiterleitung, Benachrichtigung und Integration in Kundenprozesse
• Qualitätssicherung, Fehlerbehebung und Betriebssicherheit

Betroffene Personen sind in der Regel Anrufende, Kundenkontakte, Lieferanten sowie Mitarbeitende des Kundenunternehmens.

4. Weisungen des Kunden

CiaoSepp bearbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden, soweit gesetzliche Pflichten dem nicht entgegenstehen. Konfigurationen im Dashboard (Begrüssung, Routing, Felder, Leitfäden) gelten als Weisungen im Sinne dieses AVV.

Der Kunde ist für die Rechtmässigkeit der Bearbeitung, die Information betroffener Personen und die Einhaltung branchenspezifischer Vorgaben verantwortlich.

5. Technische und organisatorische Massnahmen (TOM)

CiaoSepp setzt angemessene technische und organisatorische Massnahmen um, unter anderem:

• Mandantentrennung und rollenbasierte Zugriffssteuerung (Least Privilege)
• Verschlüsselte Übertragung zwischen Systemen und Schnittstellen
• Protokollierung, Monitoring und definierte Incident-Prozesse
• Vertraulichkeitsverpflichtungen für berechtigte Personen
• Backup-, Wiederherstellungs- und Löschkonzepte
• Regelmässige Überprüfung und Anpassung der Massnahmen

6. Subunternehmer (Unterauftragsbearbeiter)

CiaoSepp darf zur Erbringung der Leistung ausgewählte Subunternehmer einsetzen. Diese sind vertraglich an vergleichbare Datenschutzpflichten gebunden.

Die zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses genehmigten Subunternehmer sind im Anhang aufgeführt. CiaoSepp informiert den Kunden in Textform über beabsichtigte Änderungen (Hinzuziehung oder Ersetzung). Der Kunde kann innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Mitteilung aus wichtigem, nachzuweisendem Grund Einspruch erheben. Erfolgt kein fristgerechter Einspruch, gilt die Beauftragung als genehmigt.

7. Drittlandübermittlung

Primäre Speicherung und Betrieb erfolgen in der Schweiz. Sofern Subunternehmer Daten ausserhalb der Schweiz oder des EWR bearbeiten, stellt CiaoSepp geeignete Garantien sicher, insbesondere Standardvertragsklauseln oder vergleichbare Massnahmen gemäss anwendbarem Datenschutzrecht.

8. Kein KI-Training mit Kundendaten

CiaoSepp verwendet Kundendaten und Inhalte aus Anrufen nicht zum Training oder zur Weiterentwicklung allgemeiner KI-Modelle. Die Bearbeitung erfolgt ausschliesslich zur Erbringung des vertraglich vereinbarten Dienstes für den jeweiligen Kunden.

9. Betroffenenrechte, Löschung und Datenportabilität

CiaoSepp unterstützt den Kunden bei Anfragen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenportabilität), soweit dies vertraglich vereinbart und technisch möglich ist. Anfragen werden innerhalb angemessener Fristen bearbeitet.

Nach Vertragsende oder auf Weisung des Kunden werden personenbezogene Daten gelöscht oder zurückgegeben, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Löschung wird auf Anfrage schriftlich bestätigt.

10. Sicherheitsvorfälle

Bei einem Datenschutz- oder Sicherheitsvorfall informiert CiaoSepp den Kunden unverzüglich, in der Regel innert 72 Stunden, sobald ein relevanter Vorfall festgestellt wurde. Die Mitteilung enthält, soweit verfügbar, Art des Vorfalls, betroffene Datenkategorien, voraussichtliche Auswirkungen und ergriffene Massnahmen.

11. Audit-Rechte und Vertragsende

CiaoSepp stellt dem Kunden auf Anfrage angemessene Nachweise über die TOM bereit. Audit-Rechte werden so ausgeübt, dass der Betrieb nicht unverhältnismässig beeinträchtigt wird.

Bei Vertragsende werden Kundendaten gemäss vereinbartem Löschkonzept zurückgegeben oder gelöscht. Aufbewahrungs- und Nachweisfristen richten sich nach Gesetz und Vertrag.

Anhang: Genehmigte Subunternehmer (Stand Juni 2026)

Verbindlich ist diese Fassung zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses. Aktualisierungen werden gemäss Abschnitt 6 mitgeteilt. Website-Marketing-Dienste sind in der Datenschutzerklärung aufgeführt.

Fragen zum AVV?

Schreib uns an info@ciaosepp.ch. Wir beantworten Rückfragen aus Einkauf, IT oder Datenschutz und stellen auf Wunsch eine gegengezeichnete Kopie bereit.

Stand: Juni 2026