Anwendungsfall

Terminbuchung mit Kalender-Integration

Wie ein Service Center Terminbuchungen, Umbuchungen und Bestätigungen mit CiaoSepp automatisiert.

Beispiel-Szenario

Helvetica Airways

Internationale Fluggesellschaft, Hub Zürich. 80+ Service-Agents im Call Center. Tausende Anrufe täglich für Buchungen, Umbuchungen, Stornierungen und Flugstatus – Peaks bei Streiks, Wetter und Saisonwechsel.

80+

Service-Agents

3 Schichten, 7 Tage, 3 Sprachen

~8'000

Anrufe / Tag

bei Disruptions bis 25'000+

~35 %

Wartezeit > 15 Min.

Kunden legen auf, buchen bei Konkurrenz

Problem

Bei Disruptions explodieren die Anrufvolumen. Passagiere warten 30+ Minuten in der Warteschlange, Agents arbeiten am Limit, Umbuchungen stauen sich – und Kunden wandern zur Konkurrenz ab.

Lösung

CiaoSepp nimmt Anrufe in DE, FR und EN entgegen, identifiziert den Passagier, prüft Verfügbarkeit in Echtzeit, bucht um oder storniert – und skaliert bei Peaks automatisch mit.

Ergebnis

Wartezeiten sinken auf unter 30 Sekunden – auch bei Disruptions. Agents konzentrieren sich auf komplexe Fälle. Kundenzufriedenheit und Rebooking-Quote steigen messbar.

Terminbuchung

8'000 Buchungsanfragen / Tag

85 % direkt gebucht

6'800 Automatisch gebucht

Keine No-Shows dank Reminder

6'800 Bestätigt & erschienen

Im Kalender

Beispiel-Dialog

Flug LX 319 am Freitag 14:20 ist verfügbar. Soll ich den für Sie buchen?

Ja, bitte buchen

Gebucht – Bestätigung & Boarding Pass per E-Mail

Ablauf

Vom Anruf zur erledigten Buchung

Anruf annehmen & Sprache erkennen CiaoSepp nimmt den Anruf entgegen, erkennt die Sprache (DE/FR/EN) und identifiziert das Anliegen: Neubuchung, Umbuchung, Stornierung oder Flugstatus.

Passagier identifizieren & Buchung laden Über Buchungsnummer, Name oder Telefonnummer wird der Passagier identifiziert. CiaoSepp lädt die bestehende Buchung aus dem Reservierungssystem.

Verfügbarkeit prüfen & Alternativen anbieten Bei Umbuchungen prüft CiaoSepp Verfügbarkeit in Echtzeit und schlägt passende Alternativflüge vor – inkl. Zwischenstopps, Klasse und Preisdifferenz.

Buchung durchführen & Bestätigung senden Umbuchung, Stornierung oder Neubuchung wird direkt im System ausgeführt. Der Passagier erhält sofort eine Bestätigung per E-Mail oder SMS mit neuem Boarding Pass.

Check-in-Reminder & Flugstatus-Updates 24 Stunden vor Abflug wird automatisch ein Check-in-Reminder gesendet. Bei Verspätungen oder Gate-Änderungen erfolgt proaktiv eine Benachrichtigung.

Eskalation an Agent bei komplexen Fällen Gruppenreisen, Sondergepäck, medizinische Anfragen oder unzufriedene Passagiere werden nahtlos an einen menschlichen Agent übergeben – mit vollständigem Gesprächskontext.

Integrationen

PSS / GDS CRM E-Mail SMS WhatsApp Webhook

Beispielrechnung

Lohnt sich das?

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Automatisierte Anrufe / Tag 500

1002’000

Ø Gesprächsdauer 4 Min.

2 Min.10 Min.

Kosten pro Agent / Monat CHF 8’500

CHF 6’000CHF 12’000

147–367 Std. / Monat eingespart

CHF 6’667–16’667 Kostenersparnis / Monat

~1 Monat Break-even (geschätzt)

Annahmen dieser Rechnung

Automatisierungsquote: 20–50 % (konservativ geschätzt)
22 Arbeitstage/Monat, 8.5 Std./Tag
Paketpreis: CHF 4’900/Monat (Platzhalter – anpassbar je Paket)
Diese Rechnung ist ein Beispiel. Ergebnisse hängen von Prozess, Datenqualität und Akzeptanz ab.

Beispielrechnung – alle Zahlen sind Annahmen, keine Garantien.

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